- 電話がくるのがストレスなので電話を減らしたい
- 電話が多くて、メールに効率化できないか考えている
- メールで済まそうとしてるのに、わざわざ電話してくる取引先にイラつく
この記事は、このような悩みを持つ方向けの発信です。
こんにちは、ガマドドラン(GamadoDragon)です！
仕事での電話って、あんまり気が乗りませんよね。
特に、
- 出社して机についた直後の朝一の電話や、
- トイレやコピー機から帰って来てる途中にくる電話だったり、
- 昼休憩中の電話
はストレスが溜まりますよね。
そしてメールで済むような簡単な内容を、わざわざ電話をかけてくる人にはより苛つきを感じますよね。
そんな方向けに、この記事ではメールで済むのに電話をかけてくる人の心理と、その対策を解説していきます。
この記事を読むことで
- 電話ばかりしてくる人の心理が分かる
- 電話好きな人への対処法が出来る
- 対策がわかって、今後のストレスが減る
といったメリットがあります。
メールで済むのに電話をかけてくる人の心理
そもそも電話ではないといけないという内容はありません。
メールで済まそうと思えば、なんでもメールで済ます事ができます。
最近は、問い合わせの電話窓口を廃止してチャットのみの受付にしている会社も増えてきているぐらいです。
しかし電話をしてくる人は、メールより電話の方が良いと感じた理由があるわけです。
そのため、まずはそんな電話好きな人達の心理を紐解いていきます。
デジタル機器が苦手
年配世代に多いですが、パソコンやタイピングが得意ではないので、電話で話したほうが早いと電話してくるタイプです。
このタイプは、よくパソコンを使うときに人差し指だけでタイピングしていたり、
電話で話すと和やかなのにメールは1文だけと短文だったりします。
しかも会社によっては、自分だったり相手の会社のシステムの都合で、
- 添付ファイルが勝手に暗号化して送られる
- 勝手にはじかれて、システム部に問い合わせないといけない
- 一部のファイルを受け取れない
といった事があり、こうなるとこのタイプの人はメールを諦めて常に電話してきます。
電話よりメールで極力済ませたいと思っている人の、まさに真反対の心理で、極力メールを使わずに済ませたいと思っています。
証拠を残したくない
メールだと文書が残ってしまうため、記録を残さないためにも電話をかけてくる人がいます。
大事な事を電話で話してくる人は、このタイプかもしれません。
この理由は主に、
- 推奨ではなく個人的な意見なため、記録を残したくない
- 後で責任問題を問われる可能性があるので、文書を残したくない
- 機密情報なため文面には残せない
といった事が多いでしょう。
こちらからすると些細な事だったり、保証の責任を問うつもりなんか無いのに、
相手が勝手に深読みして電話をしてきて時間を取られたり、重要なことも電話で話してくるので、
結局、後でもう一度メールで送り直してもらうという二度手間が起きます。
外出している事が多い
このタイプは、
- 外回り営業
- 現場での作業が多い
- 出張が多い
といった理由で出先の移動中にスマホでメールを見て、メールで返すより電話の方が早いので電話をしてきます。
中には運転中の信号待ちでメールをみて、青信号になったので電話で回答、という生産性(自分の時間にだけ)の猛者もいます。
時には現場作業中に、確認や質問の回答がすぐ欲しいため問い合わせをしてくる場合や、
外回り営業ではアポイントを取るためにメールだと返事を待たないといけませんが、
電話だとすぐ回答がもらえるので、あえて電話で訪問の予約をしてくる人もいます。
丁寧な説明をしたい
失礼なお願いや、要望している事のお断りといった相手との関係が悪化する可能性がある事を説明する際、メールだと冷たい印象になってしまうため電話をしてくるパターンです。
さらに上記の理由に加えて、メールだと相手の反応が分かるため、怒っていたらフォローが出来るし、怒っていなかったら、その後の心配をしなくて済みます。
私自身、この理由で電話をすることがありますが、逆にメールだけで終わらすと相手の反応が気になって、
ふと相手が怒ってるかもと夜に思い出してしまったりするので電話しています。
そのため、この手の人は心配性な気質の人と言えます。
簡潔に話すことが苦手
説明することが頭の中でまとまらず、メールでは簡潔に説明できないため、口頭だと不足部分も説明できるので電話してくるパターンです。
この手の人は、説明書を読まずに直感で機械を使ったり、話しながら頭を整理していくタイプだと言えます。
メールでものすごい長文を送ってくるのもこのタイプでしょう。
メールしてきても、電話してきても時間を取られる厄介なタイプです。
基本的に説明が下手なので電話でも要領を得ない部分はしっかり聞き返して、こちら側が結論へ導きましょう。
話し相手が欲しい
このタイプは職場で干されていたり、仕事が無くて暇しており、誰にも相手にされてない人に多いです。
この手の人と電話をすると、いつも話が脱線して電話が長いです。
電話が長すぎて、電話の途中で受話器に当ててる耳が痛くなったり、電話がアツアツになったりします。
この手の人に捕まると、ワンピースのカイドウ戦並に電話が終わりません。
2021年1月時点 ワンピース1000話より引用
2022年5月時点 ワンピース1049話より引用
(カイドウとルフィは1年以上戦い続けました)
この手の人は、友達が少なくて会話のキャッチボールが苦手な事が多いので、
一方的に話し続けるため、電話をかけてくる人の中で、一番迷惑なタイプと言えます。
せっかち
メールを送ったものの、返事を待ってられなくて電話をしてくる人です。
急いでいる場合もありますが急用でなければ、ただのせっかちな人の可能性があります。
この手の人は、人が話し終わる前に喋り始めたりと、とにかく生き急いでいます。
アナログ世代だから電話してくるという人の中には、こうしたせっかち要素が入っている人も多いです。
何も考えていないバカ
メールの方が効率が良いということに気づかず、その場の気分で電話したりメールしたりしている人です。
このタイプは、電話に抵抗が無い一方でパソコンも苦手でなかったりする反面で、
なにも考えていないため、方針や言っている事がコロコロ変わります。
毎回電話ではなくメールもしてくるのに、どうでもいいことをわざわざ電話してくる理解不能マンは、このタイプかもしれません。
電話への対策
ここまでメールではなく電話をしてくる人の心理を読み解いてきました。
次に、こういった人たちへの対策や、電話が苦手な人への助言なども含めた対策を紹介していきます。
後でメールでも送ってもらうよう伝える
大切な内容は、「回覧のために記録を残すので後でメールで送ってください」と伝えましょう。
もし相手が記録を残さないために電話しているとすれば、この流れを毎回行うようにすると、
この人に電話で話しても絶対後でメール要求されるし、電話しても無駄か。
おとなしくメールで説明するか。。。
と、証拠を残さないように電話で話す事が無駄だと悟り、電話が減る可能性があります。
たまに、
電話で説明したからいいでしょ、あなたから説明しておいてください。
と言ってくる図々しい輩もいますが、これは、
- 記録を残しておかないと曖昧になる可能性がある
- 社内で回覧して共有したいので、文面を残して欲しい
- 大切なことは書面で案内するのが当然でしょう
と、言い張って乗り切ってください。
中にはずっと電話をかけ続けてくる猛者もいますが、効果がある人には効果がある方法になります。
FAXも活用する
アナログ世代へは、メール以外の連絡手段としてFAXがあります。
FAXだと紙に手書きで書いて送れるので、パソコン苦手世代でも使いやすいです。
そのためパソコンが苦手で電話がよく来る人へは、FAXで送ってくれませんか？と提案してみるのも手です。
しかしながらFAXだと送った、届いていない、という事態になる事があるので、
後でメールも入れておくと、二度手間ですが、揉めたときの証拠として話ができます。
後でかけ直す
電話が掛かってきても、すぐに出ずに後でかけ直すという方法です。
こうすることで、自分のタスクが終わってから電話をかけ直せるので集中力が落ちずに効率がいいですし、相手からの電話の頻度も気持ち程度に減ります。
スマホを持っている人は、集中している時はナイトモードにして出ないようにして、後でかけ直して、
- スマホの調子がおかしくて、電話に気づかなかった
- 席を外していて分からなかった
- 電話中で取れなかった
といったことを説明すれば、悪く思われにくいです。
固定電話の人は周囲が協力的であれば、○○さんから電話が来たら今は席を外してるので後で折り返すと伝えて欲しい、
と、周囲に伝えるのも手です。
電話に出ないなんて、そんな事したら関係悪化するでしょ
と気になる人もいると思いますが、週に1～2回だけと、
たまにであれば普段の素行が真面目ならば、悪く思われることは少ないです。
私自身、本当にスマホの調子が悪くて電話が鳴らない事があって出れない事がありましたが、
後でかけ直したときに、謝罪していれば、関係が悪化したことはありません。
そして偶然にもこうした電話を取らない経験を通じて感じたのは、
自分宛てに掛かってくる電話の大半は急用ではなく、後でかけ直せばなんとかなる事が多いということです。
本当に緊急のときは他の人に電話が行くため、その時に謝るというスタンスを続けていれば、
この人は忙しくて電話が繋がらない人だな
となって、電話ではなくメールで送ってくれる頻度が増えます。
他の人の連絡先も教えてもらう
常に外出していて忙しそうで、メールを入れても出先から電話してくる人の場合、
その人が事務員など、他の人に仕事を振れない人の可能性があります。
そうなると電話で掛かってくるうちはマシで、そのうち常に返事が数日遅れになる可能性もあります。
こういう人の場合、こちらから、
○○さんは忙しそうなので、注文などの簡単な内容は他の人に言うので、代表のメールや、事務員さんの連絡先教えてもらって良いですか？
と提案して、他の人に仕事を振れるように誘導しましょう。
そうすることで、効率よくメールで済ませれる人とやり取りができます。
とりあえず確認中、というメールを返す
せっかちな人は、こちらの返事が遅いと、すぐ電話を掛けてきます。
そのため、せっかちな人からメールが来たら、確認します、とすぐ返すようにします。
こうする事で相手もメール見たんだな、と安心出来ます。
また確認に時間がかかっているときは、途中経過を報告する事で、相手は何が起きているか分かるので電話をかけてくる確率を下げれます。
メールでお願いしますと頼む
相手との関係性によりますが、何も考えずに電話やメールをランダムにしてくる相手には、正直に、
些細な事はメールでお願いできませんかね？
と頼んでみましょう。
頼み方も角が立たないよう、会社で業務削減に取り組んでまして申し訳ありませんが、といった前置きをおいて伝えましょう。
緊急だった場合は変わらず電話して構わないので、と申し訳無さそうに言えば、そこまでムッとされる事も少ないです。
私はこれを言われた側でしたが、たしかに気まぐれで掛けていた電話はしなくなりましたし、言ってきた人は人柄が良かったのでそこまでムカつきませんでした。
電話を終わらす
話が長くて止まらない人には、
- これから来客がある
- 今から打合せがある
- 他かから電話が来まして
といった理由をつけて、電話を強制終了しましょう。
毎回毎回途中で切っていたら、相手も察して電話が減る可能性があります。
関係が少し悪化してしまうかもしれませんが、話が長い人は仕事が無くて大して重要じゃない人が多いので、
多少関係が悪化しても、他の重要なポジションの人と関係を繋いでおければ問題ないでしょう。
仮に話好きな人が社長だったりした場合は、全力で話を聞きにいきましょう。
しかし社長が話ばかりしている会社自体、もう仕事がなくて尻すぼみな事が多いので、話を聞きながら、
社長が商売にやる気があるのか探りを入れてみて、やる気がなさそうであれば、今後は付き合いを減らすというのが得策です。
確認しますと、電話を一旦切る
これは電話を減らすというより電話が苦手な人向けの提案です。
電話で焦ってしまう人は、一旦確認して後でかけ直すと言えばじっくり考える時間を取れます。
些細な内容だった場合、相手を待たすのが申し訳ないと感じるかもしれませんが、
未確定事項を
- その場の勢いでそうだ、と言ってしまったり
- 記憶が曖昧な事を断定して答えると
後になってトラブルになる事も多く、そうなると社内や相手からの信頼も失うので、
少し待ってもらってでも確認したり、じっくり考えて返答した方が得策です。
また電話をしてくる人の中には、
- 交渉上手でうまいこと丸め込める
- できれば電話中に即決させたい
- 不合理な事だし、電話で説明して情に訴えかけるしかない
といった思惑を持って電話してくる人がいます。
そのため一対一の交渉が苦手なひとは、なおさら一旦電話を切るほうが良いです。
それでも相手によっては、
それ今分からんの？
いま確認してえな、このまま待っとるさかい
と言ってくる場合もありますが、
- 上長不在なので、確認後返答します
- 即決出来ない案件なので、後でメールで返答します
と言って乗り切りましょう。
どうしても相手から掛かってくる電話は、自分が準備が出来ておらず相手のペースになりやすいため、
電話を一旦切ることで、頭の整理や資料の準備が出来ます。
最後に：電話を活用してうまく乗り切ろう
これまで電話をしてくる人の心理と、その対策をまとめてきました。
電話は掛かってくると自分の時間を取られるので、多すぎるのは好ましくないですが、
電話だからこそ、声のトーンや喋り方で相手の感情が分かるので良い面があります。
そのため電話やメール、チャットツールなどもうまいこと使い分けて社会人生活を乗り切っていきましょう。
なおキャリアに悩んでいる人は、伝説のマーケターである森岡毅さんの、
“苦しかったときの話をしようか” がオススメです。
それでは、また！
