- 得意先からメールの返信が来なくて気になっている
- メールの返信がないのは相手を怒らせたのかもしれない
- 気まずくなるのは避けたい
この記事は、このような悩みを持つ方向けの発信です。
こんにちは、ガマドドラン(GamadoDragon)です！
メールは仕事につきものですが、メールに返信が無いと嫌われたのかもしれないと心配になる事があると思います。
特に得意先など、嫌われてはいけない相手だとなおさら気になってしまいます。
そこで今回はメールに返信が来なくて、嫌われたんじゃないかと悩む人向けに、
- 今からするべき事と
- 今後の対策
- 知っておくと良い事
を紹介していきます。
この記事を読むことで、
- 相手と気まずくなるのを避けれる
- やるべき事が分かると、不安が晴れる
- 今後の対策が分かる
といったメリットがあります。
するべき事
正直なところ、メールの返信が来ないときは相手が、
- 自分の事を嫌いになっているか
- メールの内容に納得してないか
- めんどくさくて返信していないか
のどれかだと思います。
そのため、まずは相手がどの状態なのか判断するのと、その関係を維持するための行動を紹介していきます。
別の用事のメールをしてみる
別の用事を作って、他の案件についてメールをしてみる方法です。
他の案件メールに返信が来れば、少なくとも出禁になるほど嫌われてはいないという事がわかります。
そのため別のメールに返信が来たなら相手は、
- 無視したメールの内容に満足していないか
- 面倒な内容のメールだったので、まだ確認していないか
- 返事をしなくて良いと思っているか
- ただの見落としか、メールシステムで弾かれたか
のどれかが原因で、前のメールに返信していないと言えます。
3と4のケースは問題視するほどの事ではありません。
問題は1と2の場合で、この場合は関係維持のための行動が必要になります。
相手の納得感を上げるための対応をする
納得いかず無視されるメールに多いのが、
- 相手の要求に対応出来ず、お断りした
- 図々しい(無理な)お願いをした
- 相手の質問に回答していない
というケースです。
イメージがつきやすいように具体的な例を出すと、
- 大幅な納期の前倒しを依頼され、お断りした
- 注文の後になって、追加料金のお願いをした
- 相手からの質問が、責任問題に発展しそうなため曖昧に回答した
といった具合です。
これらは仕事をしている以上、避けて通れない事なので仕方のない問題です。
しかし以下のように対応すると、相手の納得感もマシになります。
- 要望通りは不可だが、代替え案や妥協案を提案する
- 誠心誠意謝って、妥協案も提案する
- 回答出来ないなら出来ない理由の説明と、代わりの解決策を提案する
また意図せず相手の問い合わせに回答出来ていない事もあるため、同僚や家族にメールを確認してもらうのも手です。
電話してみる
正直なところメールの返信がない場合、
たとえ他のメールに返事が来ても電話はした方が良いです。
なぜなら、
- メールは感情が伝わらないので勘違いされやすい
- 電話なら必ず相手の反応がある
- メールは記録が残るので堅い話しか出来ない
ためです。
またメールだと冷たい雰囲気の人も、電話だと愛想が良い事があります。
そして一度仲良く話すと、相手も打ち解けて関係が良くなる事があります。
私自身、メールだと関係悪化しそうな人と電話してから仲良くなった事がありました。
逆に電話してみて相手が怒っていたら、すぐに謝り、理由を聞くことで対応策を考えれます。
いずれにせよ返信してこない理由は相手に聞かないと分かりません。
そして一人で悩み続けると、休日や夜にふと思い出して憂鬱になるため、電話してさっさと結論を知る方が自分の精神衛生上のためにも良いです。
訪問してみる
顧客が近場ですぐに行けるようなら、訪問してみるのも手です。
いきなり突撃するのは好ましくないので、得意先の近くに行ってから電話をして、
近くに来る用事があったので少し挨拶で寄せさせて頂いも宜しいでしょうか？
と尋ねると失礼と感じる人は少ないです。
そこで会うことができれば、
- 世間話や
- 業界についての情報交換や
- 新商品の紹介
といった事を話して、
そのついでに思い出した体裁で、無視されたメールについて尋ねてみます。
そうすると無視した理由を教えてくれるため、
- 怒っているようなら対策を考え、
- 単なる気まぐれや、気づいてないなら一件落着
となり、次にするべき事が明確になるので、漠然とした不安感がなくなります。
今後の対策
ここまでで、メールに返信がない時にするべき事について解説しました。
しかしメールの返信がない人の中には、
そもそも無視されやすいメールを送っている人もいるため、そういう人は予防策を取っていく必要もあります。
そのためここからは、メールに返信してもらいやすくなる対策を紹介していきます。
メールの文章はシンプルに
メールが長文だと、読むのが億劫になり後回しにされる確率が上がります。
そのためメールの文章は出来るだけシンプルで読みやすい方が望ましいです。
読みやすい文章にするコツとして、最初に結論から書き始める事を意識すると良いです。
結論から書き、後でその経緯を説明する形にする事で、
読み手も結論が分かった上で内容を読むので理解が早まります。
件名もひと目で分かるようにする
メール本文同様、メールの件名も分かりやすくした方が良いです。
最近は迷惑メールが増えており、要点が分からないメールは、
- 警戒して開いてくれなかったり
- メールシステムで自動で弾かれたり
する可能性もあります。
なお、分かりやすいメール件名のコツとしては、件名から内容を予測しやすくする事です。
これはメール本文の結論を、よりシンプルにして件名に記載すれば良いだけです。
また私が意識している事として、出来るだけ単語で記載するようにしています。
私の考えとして、件名は7割程度予想できれば充分で、詳細はメール本文で語るためキーワードだけ記載すれば良いと思っています。
ちなみに私のメール件名の例を、参考に載せておきます。
個人や会社情報が含まれるのでモザイク多めで申し訳ありません（汗）。
挨拶や結びの言葉は簡素化しない
たまにメールの文章がシンプルの極みに達している人を見かけます。
そうした人に多いのが、挨拶や、締めの言葉もなく要点だけ話すメールです。
要点だけ話したい人同士ならこれで成り立つのですが、
礼儀や愛想を重視する人には、「自分は軽んじられている」と思われてメールの無視率が上がります。
とはいえ全て丁寧にしてたら時間掛かるしな～
と感じる人に、最低限、丁寧に返すべき相手は、
- 得意先
- 文章や、対応が丁寧な人
だと思っています。
得意先なら相手が要点だけ書くタイプでも丁寧に返すべきですし、
丁寧な文体の人は、礼儀を意識しているか、細かいことに気づき人なので丁寧に返信しておいた方が無難です。
そのため内容はシンプルに、でも挨拶の文章はつける方がメールの返信率が高まると思います。
相手の質問に答える
最初の部分と重複しますが、相手の質問に対して簡潔に回答するのが大切です。
相手の問い合わせに対して、
- 思いつくままに経緯を書いたり
- 時系列順に成り行きを記載したり
して回答すると、
こいつ何が言いたいんだ？内容のほとんどは結局言い訳っぽいしな
とイラついて、返事してくれない可能性があります。
加えてたまにあるのが、相手からの過去の問い合わせに回答せず放置して今に至るパターンです。
この場合、相手は言ってこないだけで、回答が無い事を覚えていたりするので、
こちらからメールをしても、
こっちの質問には回答しなかったくせに、都合の良い時だけメールしてくるな
と感じて無視される可能性があります。
知っておくと良いこと
最後に知っておくと、メールを無視されても仕方ないと思える事を述べておきます。
相手にとっての自社の重要度を知っておく
多くの会社は、取引先ごとに重要度や優先度をつけて対応しています。
このため相手にとって重要度が低い会社からのメールは後回しにされやすいといういう事は意識しておくべきです。
これは自社に価値がないという話ではなく、得意先にとっての自社の役割の話です。
例として得意先が小学校で、自社がタワシのメーカーとしてすると、小学校はタワシ以外にも、
- 建物の修繕や
- 机やロッカーや
- 校庭の遊具
といった様々な備品を購入します。
その中でタワシより、建物の修繕費の方が金額が大きいので優先度が高くなります。
ですので修繕作業で忙しい時に、タワシメーカーの問い合わせが後回しにされる可能性が上がるのは仕方ない事です。
そのため得意先にとって自社の優先度が低い場合、その事を意識しておくと無駄に傷つかなくて済みます。
お客さん全員に好かれるのは無理
仕事は自社に利益を出さないといけないため、相手の要求全てを受ける事はできません。
そのため時には、
- 相手の要求をお断りしたり
- 失礼なお願いをしたり
- 催促の連絡をしたり
する必要が出てきます。
そうしたメールに対して返信が来ないと不安になるのは仕方ありません。
大切なのは、そこで関係が悪化しないように放置しない事です。
多くの場合、依頼を断った相手は、
納得いかないけど、無理なら仕方ないな、、、
と理解してくれている事が多く、メールを無視されても自分の事を嫌いにまではなっていません。
むしろ、さらに自分を嫌いなるかどうかは、メールを無視されたその後の対応に掛かってくると思います。
そのため最初に述べた、電話や、訪問するといった対応は重要と言えます。
以上になります。
メールに返信がないと、嫌われたと不安になると思いますが、するべきことをすれば不安はなくなります。
そのため自分に出来る事をして、不安を減らしていきましょう。
それでは、また！
※関連記事
